Ti ricordi com’era usare internet negli anni ‘90? Ricevere una mail era un attimo di gioia paragonabile a una lunga lettera nella cassetta della posta.

Non mi sembra sia passato tanto tempo da quando tornavo da scuola, premevo il tasto di accensione del computer, aspettavo qualche minuto e lo schermo si accendeva. Poi mi collegavo a internet, facevo partire Outlook Express e dopo qualche (altro) minuto di download scoprivo se qualcuno dei miei amici mi aveva scritto.
Ad ogni mail corrispondeva un campanellino: ad alcune rispondevo prendendomi un po’ di tempo, ad altre semplicemente facevo seguito con una telefonata o un messaggio del cellulare.
Sembra passata un’era. È cambiato praticamente tutto (numero di mail ricevute, obiettivo e contenuti) ma Outlook è rimasto praticamente identico.
Il risultato? Per me è stato un buon numero di mail perse e mi sembra di aver passato secoli nel form di ricerca mail.

La strategia che assicura 5 vantaggi in 5 giorni.

Ora ho deciso di provare la strategia Inbox Zero. È un esperimento in corso e tutto inizia con l’operazione più semplice di tutte: premere “Archivia”. Può far impressione in un primo momento, ma ogni grande viaggio… inizia con un piccolo passo: archivia!

I benefici in questa prima settimana sono stati inaspettati:

• Un po’ di sana tranquillità mentale.
  Le cose da fare durante la giornata ti “guardano” dalla mail in ordine di arrivo. Sai cosa sono e dove sono.
• Un aumento della produttività.
  Lavorando come content manager buona parte del mio tempo viene spesa nella ricerca di informazioni. Il bottone “messaggi collegati” è una manna.
• Un crescente senso di soddisfazione.
  Diciamocelo, una inbox “leggera” da soddisfazione. Archiviare il messaggio dopo che hai completato un’attività è un piccolo traguardo raggiunto, una milestone del percorso di ogni singola giornata.
• Un senso di sicurezza in più.
  Archivio. Tutte le tue mail sono lì, in locale. Archiviando tutti i messaggi che non ti riguardano, in cui sei in copia conoscenza, di approvazioni e approfondimenti rimane il “succo” della conversazione, quella utile. Tutto il resto è in archivio, a portata di ricerca.
• Uno strumento di controllo in più.
  Fare il punto della situazione a fine giornata è un attimo: basta aprire i messaggi inviati e vedi subito le attività portate a termine, le altre sono in posta in arrivo, ancora da “processare”.

Sarebbe interessante se tutti notassimo quante mail ricevute siano utili durante la giornata. Ma riconosco che questa affermazione porti con se un baratro di altre considerazioni.

Ci sono pressoché infinite possibilità alternative rispetto alle mail: sistemi di ticketing, chat aziendali integrate e chissà cos’altro potrà essere immaginato in futuro con l’introduzione di nuove tecnologie.
Non penso che la mail “sia qui per restare” ancora a lungo, ma lo sarà la necessità di comunicare, scambiarsi informazioni e condividere il proprio lavoro.
Secondo te cosa ci aspetta?